Facture, devise, coordonnées, délais : la marche à suivre pour régler une usine ou un grossiste chinois sans mauvaise surprise.
Pour beaucoup d’importateurs d’Afrique centrale et de l’Ouest, la Chine est un fournisseur incontournable. Le paiement, lui, reste souvent la partie la plus stressante de la commande. Voici comment le préparer étape par étape.
1. Vérifiez la facture avant tout
La facture ou la facture pro forma est la base du paiement. Elle doit indiquer clairement :
- le nom exact de la société bénéficiaire, identique à celui du compte bancaire ;
- la devise demandée (dollar américain ou yuan) ;
- le montant, le numéro de facture et la description des marchandises.
Une différence entre le nom de la facture et celui du compte bancaire est l’une des premières causes de blocage.
2. Choisissez la bonne devise
Certains fournisseurs facturent en dollars, d’autres en yuans. Payez dans la devise de la facture : une conversion supplémentaire chez votre fournisseur coûte de l’argent et crée des écarts de montant. Avec Volta, la cotation affiche le montant exact reçu dans la devise choisie.
3. Confirmez les coordonnées par téléphone
Un nouveau compte bancaire annoncé par email doit toujours être vérifié par téléphone auprès d’un contact connu. La fraude au faux changement de coordonnées vise particulièrement les échanges internationaux.
4. Confirmez la cotation, puis virez vos fonds
Une fois la cotation confirmée, le taux est réservé 24 heures. Vous ajoutez la facture, nous la vérifions avec vous, puis vous virez les fonds depuis le compte de votre société avec la référence de la cotation.
5. Transmettez la preuve SWIFT
Après réception de vos fonds, le paiement part habituellement sous 48 heures, et en règle générale sous 72 heures ouvrées. Dès l’envoi, téléchargez la preuve SWIFT et transmettez-la à votre fournisseur : c’est souvent ce document qui déclenche l’expédition.